De klant tekent de offerte voor een nieuwe cv-ketel. Daarna typ je dezelfde regels nog drie keer: in de factuur, in het project en in de bevestiging aan de klant. 's Avonds, als het werk zelf al lang klaar is.
Dat overtypen kun je automatiseren. Toch twijfelen veel installateurs. Wat als er een factuur de deur uitgaat die niet klopt? Die twijfel is terecht. Dit artikel gaat over wat je wel en niet uit handen geeft, en hoe je ziet wat er is gebeurd.
Wat je als installateur veilig kunt automatiseren
Begin bij werk dat elke keer hetzelfde gaat en waar je niets hoeft te beoordelen.
- Na een getekende offerte. Factuur, project en bevestiging bevatten dezelfde regels als de offerte. Overtypen voegt niets toe.
- Na een afgeronde werkbon. Uren en materiaal staan al op de bon. De conceptfactuur komt daar direct uit, met betaallink. Zie werkbon app.
- Servicecontracten. Een cv-contract factureert elke maand, elk kwartaal of elk jaar hetzelfde bedrag op hetzelfde moment. Zie servicecontracten automatisch factureren.
- Een seintje aan jezelf. Ligt een offerte te lang stil, dan wil je een herinneringstaak en een opvolgmail die klaarstaat. De mail gaat pas weg als jij hem goedkeurt.
Waar menselijk oordeel nodig blijft
Automatisering vervangt je oordeel niet, het ontlast je van de terugkerende uitvoering. Als een factuur lang openstaat en een klant niet reageert op herinneringen, dan wil je dat weten en zelf actie ondernemen. Dat is een situatie waarbij je het gesprek moet aangaan, niet een sjabloon kunt sturen.
Nieuwe klantcontacten vragen ook om persoonlijke aandacht. Een offerte aan een klant die je net hebt ontmoet, volg je liever zelf op.
Zo houd je grip
Automatiseren betekent niet dat alles vanzelf de deur uitgaat. In Appficient kies je per taak wat AppPilot doet: een concept klaarzetten dat jij goedkeurt, of de taak direct uitvoeren. Wat klaarstaat zie je in je dashboard. Eén klik op Goedkeuren en het is geregeld.
Mails aan klanten gaan alleen op werkdagen binnen kantooruren weg. Keur je 's avonds nog iets goed, dan gaat het de volgende werkdag. Zo krijgt een klant geen factuur om elf uur 's avonds.
Wat het je oplevert
Het werk zelf verandert niet. Het verschil zit in wat er na de klus nog op je ligt. De factuur staat klaar voordat je thuis bent. Een storingsmail met spoed staat bovenaan in plaats van onderin je inbox. Een offerte die stil ligt, valt niet meer tussen wal en schip.
Hoeveel tijd het scheelt, hangt af van je aantal klussen, contracten en offertes. Tel eens hoe vaak je deze week iets hebt overgetypt.
Waar begin je?
- Kies één taak die je elke week op dezelfde manier doet, bijvoorbeeld factureren na een getekende offerte.
- Laat AppPilot die eerst als concept klaarzetten. Zo zie je een paar weken wat er gebeurt.
- Klopt het steeds, zet de taak dan op direct uitvoeren en neem de volgende erbij.
Geen tijd om het in te richten? Wij zetten je taken binnen 48 uur klaar. Je beschrijft in gewoon Nederlands wat je wilt; scripts of een flow-editor zijn niet nodig. Lees meer over administratie automatiseren als installateur.
