Niet elk dashboard-cijfer helpt je maandagochtend. Dit zijn de cijfers die ondernemers echt nodig hebben.
Je boekhouder stuurt elke maand een rapport van twaalf pagina's. Je scrolt erdoorheen, kijkt naar het eindcijfer, en sluit het weer. De details zijn interessant in theorie, maar in de praktijk heb je geen tijd om elke tabel te ontcijferen. En bovendien zegt het rapport van vorige maand niets over wat er nu speelt.
De meeste ondernemers weten op gevoel wel of het goed gaat, maar missen de concrete cijfers om snel te kunnen bijsturen. Niet omdat die cijfers er niet zijn, maar omdat ze verspreid staan over meerdere systemen, rapporten en overzichten die je niet dagelijks opent.
Welke cijfers er echt toe doen
Er zijn honderden indicatoren die je kunt bijhouden. Maar voor de dagelijkse sturing van een klein bedrijf zijn er maar een handvol die er echt toe doen. De rest is interessant voor de jaarrekening, niet voor je wekelijkse beslissingen.
De meeste ondernemers willen op elk moment weten: hoeveel staat er open aan facturen? Hoeveel omzet is er deze maand al gefactureerd? Hoeveel offertes lopen er nog en wat is de totale waarde? En zijn er klanten die al lang niets hebben afgenomen?
Dat zijn vier vragen, maar ze geven samen een goed beeld van de gezondheid van je bedrijf. Openstaande facturen zeggen iets over je cashflow. Gefactureerde omzet zegt iets over hoe het lopende maand gaat. Openstaande offertes zeggen iets over de pijplijn. En inactieve klanten zijn een signaal voor verkoopopvolging.
Waarom bestaande rapporten niet werken
Financiële rapporten zijn gemaakt voor de boekhouder en de belasting, niet voor de ondernemer die elke dag beslissingen neemt. Ze kijken achteruit, zijn opgebouwd uit boekhoudkundige categorieën en vragen kennis om te interpreteren.
Een dashboard voor een ondernemer werkt anders. Het kijkt ook naar nu: wat staat er op dit moment open, wat is de verwachte omzet voor de komende weken op basis van lopende offertes, en waar moet ik vandaag actie op ondernemen? Dat is andere informatie dan wat in een kwartaalrapport staat.
Het probleem met zelf een dashboard bouwen in Excel is dat je het handmatig moet bijwerken. Als dat iedere week een uur kost, is de kans groot dat je er al snel mee stopt. Een dashboard dat zichzelf bijwerkt op basis van je dagelijkse administratie is nuttig. Een dashboard dat je elke week zelf moet invullen, is een extra taak.
Wat je dashboard concreet moet beantwoorden
Stel jezelf de vraag: als ik elke ochtend drie minuten heb om te kijken hoe het gaat, welke vragen wil ik dan beantwoord zien? Waarschijnlijk zijn dat vragen als: hoeveel staat er open, hoeveel is er al binnen deze maand, en zijn er dingen die ik vandaag moet oppakken?
De actiegerichte elementen zijn het waardevolst. Niet alleen een getal, maar ook een signaal: "Er staan drie facturen over datum" of "Er zijn twee offertes die al langer dan twee weken openstaan zonder reactie." Dat zijn de momenten waarop een dashboard echt iets voor je doet.
Breng ook de periodiciteit aan. Vergelijk je huidige maand met vorige maand, niet alleen in euro's maar ook in aantal klanten, aantal opdrachten en gemiddeld orderbedrag. Die vergelijking zegt meer dan een absoluut getal alleen.
Klein beginnen met de juiste prioriteiten
Je hoeft geen uitgebreid BI-systeem in te richten om betere informatie te hebben. Begin met de vier vragen die je dagelijks wilt kunnen beantwoorden. Zorg dat die informatie actueel en snel beschikbaar is. Voeg daarna stap voor stap meer toe als je merkt dat je behoefte groeit.
Het gaat er niet om zoveel mogelijk te meten. Het gaat erom dat je de informatie die je al hebt, op het juiste moment kunt gebruiken. Een overzicht van openstaande facturen en lopende offertes, dat je elke ochtend in één oogopslag ziet, is waardevoller dan twaalf pagina's analyse die je een keer per kwartaal doorneemt.
In Appficient zie je op het dashboard direct hoeveel er open staat, welke offertes lopen en wat de omzet is voor de lopende periode. Geen export nodig, geen handmatig samenstellen, gewoon de informatie die je nodig hebt om de dag te beginnen.
