Een project kan op papier goed gevuld zijn, maar toch nauwelijks iets opleveren. De offerte is geaccepteerd, de factuur gaat eruit en iedereen is druk. Pas achteraf blijkt dat er meer uren, materiaal of externe hulp in het werk zat dan gedacht. Door de projectmarge per project te berekenen, zie je niet alleen wat een project heeft opgebracht, maar vooral wat er werkelijk overblijft.

Dat inzicht heb je nodig terwijl het project nog loopt. Dan kun je bijsturen op extra werk, planning en kosten. Wacht je tot alle facturen verstuurd zijn, dan kun je hooguit constateren dat de marge tegenviel.

Wat is projectmarge precies?

De projectmarge is het verschil tussen de omzet van een project en de directe kosten die je ervoor maakt. Het gaat dus niet alleen om de factuur aan je klant. Ook geregistreerde uren, ingekochte materialen, onderaannemers, reiskosten en andere projectgebonden uitgaven tellen mee.

De eenvoudige formule is:

Projectmarge = projectomzet - directe projectkosten

Wil je de marge vergelijken tussen projecten van verschillende omvang? Reken dan ook het margepercentage uit:

Projectmargepercentage = (projectmarge / projectomzet) x 100

Een project met € 2.000 marge klinkt prima. Maar bij een omzet van € 20.000 is dat slechts 10 procent. Bij € 4.000 omzet is dezelfde marge juist 50 procent. Het percentage laat beter zien welk type werk echt rendabel is.

Stap 1: bepaal welke omzet bij het project hoort

Begin met alle omzet die je aan dit project kunt koppelen. Meestal zijn dat de geaccepteerde offerte, aanvullende opdrachten en nacalculaties. Reken met bedragen exclusief btw. Btw is geld dat je afdraait en geen opbrengst van je project.

Let vooral op meerwerk. Veel ondernemers voeren het werk wel uit, maar leggen een extra wens van de klant niet meteen vast. Dan wordt die extra tijd later onderdeel van de oorspronkelijke afspraak. De omzet blijft gelijk, terwijl je kosten oplopen.

Leg daarom wijzigingen direct bij het project vast. Is het extra werk inbegrepen? Dan weet je dat het je marge kost. Mag je het doorberekenen? Maak er dan een aanvullende offerte of factuurregel van. Zo blijft duidelijk wat de klant heeft besteld en wat je ervoor ontvangt.

Stap 2: registreer uren tegen je werkelijke kostprijs

Uren zijn bij veel dienstverleners de grootste kostenpost. Toch worden ze vaak te laat, te globaal of helemaal niet geregistreerd. Een medewerker die een middag helpt, een eigenaar die zelf problemen oplost of een extra overleg met de klant: zonder urenregistratie verdwijnen die kosten uit beeld.

Gebruik niet alleen het uurtarief dat je factureert. Voor je projectmarge heb je ook de interne kostprijs per uur nodig. Die bestaat bijvoorbeeld uit brutoloon, werkgeverslasten, verlof, opleiding en de tijd waarin iemand niet factureerbaar is. Bij je eigen uren kies je vooraf een realistische kostprijs. Anders lijken projecten winstgevend omdat je eigen tijd gratis meetelt.

Stel dat je € 95 per uur factureert en de kostprijs van dat uur € 48 is. Dan levert elk volledig betaald uur in beginsel € 47 bijdrage aan je marge. Besteed je vervolgens veel niet-gefactureerde uren aan herstelwerk, dan zie je direct waar de ruimte verdwijnt.

Een vaste kostprijs per functie is vaak voldoende om te beginnen. Je hoeft niet elke loonstrook aan een project te koppelen. Het doel is betrouwbare sturing, niet een administratie die meer tijd kost dan het project zelf.

Stap 3: tel alle directe kosten mee

Naast uren zijn er kosten die je rechtstreeks voor een klantopdracht maakt. Denk aan materialen, ingekochte softwarelicenties voor een project, transport, hotelkosten, freelancers en werk van een onderaannemer. Koppel deze kosten meteen aan het juiste project, niet pas wanneer je de boekhouding bijwerkt.

Hier gaat het in losse Excel-bestanden vaak mis. De inkoopfactuur staat bij administratie, de uren in een ander overzicht en de offerte in de mailbox. Daardoor moet je aan het einde van de maand zoeken welke kosten bij welke opdracht horen. En als je twijfelt, wordt een kostenpost vaak niet meegenomen.

Maak ook een duidelijk onderscheid tussen directe kosten en algemene bedrijfskosten. De huur van je kantoor of een algemene marketingcampagne hoort meestal niet bij één specifiek project. Neem je die willekeurig mee, dan worden projectvergelijkingen minder bruikbaar. Wil je naast projectmarge ook je totale bedrijfswinst beoordelen, dan voeg je algemene kosten later toe op bedrijfsniveau.

Stap 4: vergelijk begroting, voortgang en werkelijkheid

Een marge achteraf is nuttig voor je volgende offerte. Een marge tijdens het project helpt je het huidige resultaat beschermen. Leg daarom bij de start vast wat je verwacht: de omzet, het aantal uren, de geplande inkoop en de gewenste marge.

Vergelijk die begroting regelmatig met wat er werkelijk is geregistreerd. Is 70 procent van het werk gedaan, maar is al 90 procent van het urenbudget verbruikt? Dan heb je een gesprek te voeren. Misschien is de planning te optimistisch, is de opdracht gegroeid of kost een onderdeel meer tijd dan voorzien.

Niet elke afwijking is een probleem. Bij een vaste prijs kan een lastige start later worden ingehaald. Bij werk op nacalculatie is het vooral belangrijk dat uren volledig en tijdig factureerbaar zijn. De vraag is steeds: blijft de afspraak met de klant rendabel, of moet je nu iets aanpassen?

Dat aanpassen kan verschillende vormen hebben. Je plant slimmer, stopt met onnodige revisierondes, bespreekt meerwerk of kiest ervoor een specialist in te zetten die sneller klaar is. De juiste keuze hangt af van de klantrelatie en de reden van de afwijking. Zonder cijfers stuur je echter op gevoel.

Stap 5: maak van marge een vast projectmoment

Projectmarge werkt alleen als de gegevens actueel zijn. Spreek daarom een vast moment af waarop uren worden geboekt, inkoop wordt gekoppeld en openstaand meerwerk wordt bekeken. Voor kleine projecten kan dat bij afronding. Voor projecten die weken of maanden lopen, is een wekelijkse controle verstandiger.

Zorg ook dat de informatie op één plek samenkomt. Als een geaccepteerde offerte automatisch het vertrekpunt wordt voor een project, hoef je klantgegevens, afspraken en bedragen niet opnieuw over te typen. Wanneer uren, inkoop en facturen daarna aan datzelfde project worden gekoppeld, ontstaat het overzicht vanzelf.

In Appficient kunnen offertes, projecten, uren, inkoop en facturen in dezelfde werkomgeving worden beheerd. Automatisering kan het voorbereidende werk klaarzetten na offerteacceptatie, terwijl jij bepaalt welke stap automatisch gaat en welke je eerst wilt controleren. Zo houd je de regie over je cijfers, zonder telkens tussen systemen te wisselen.

Rekenvoorbeeld: zo ziet een projectmarge eruit

Je verkoopt een websiteproject voor € 8.000 exclusief btw. Voor de uitvoering registreer je 90 uur. De interne kostprijs is € 45 per uur, dus de loonkosten voor dit project zijn € 4.050. Daarnaast koop je voor € 850 een externe specialist in en maak je € 200 aan directe licentie- en reiskosten.

De directe kosten zijn dan € 5.100. De projectmarge is € 8.000 min € 5.100, dus € 2.900. Het margepercentage is 36,25 procent.

Tijdens het project blijkt dat je nog 15 extra uren nodig hebt. Als je die niet doorberekent, daalt je marge met € 675 aan interne kosten. Je marge komt dan uit op € 2.225, oftewel 27,81 procent. Dat verschil is groot genoeg om tijdig met de klant te bespreken of het om meerwerk gaat.

Gebruik je marges om betere keuzes te maken

Na een paar maanden zie je patronen. Misschien leveren onderhoudsopdrachten een hogere marge op dan grote maatwerktrajecten. Misschien kosten projecten voor één klant structureel meer overleg dan begroot. Of blijkt dat een bepaalde externe leverancier je planning én je marge onder druk zet.

Gebruik die informatie niet om alleen achteraf te oordelen. Pas je offertes, uurtarieven, buffers en werkwijze erop aan. Een lage marge hoeft niet altijd reden te zijn om een klant of projecttype te stoppen. Soms kies je bewust voor een lagere marge vanwege vervolgwerk, een strategische klant of een rustige periode. Dan is het een keuze, geen verrassing.

Begin klein: registreer deze week de uren en directe kosten van je lopende projecten. Eén actueel overzicht is vaak genoeg om te zien waar je aandacht nodig hebt. Vanaf daar kun je elke volgende offerte scherper maken.